Gestion de la messagerie

Une messagerie bien administrée doit limiter les courriers indésirables tout en laissant passer les échanges utiles. Des règles précises, une surveillance des messages bloqués et des contrôles réguliers permettent d’ajuster la protection sans perturber les communications.

Régler le filtrage selon vos besoins

Créer des règles ciblées

Utilisez des critères précis : adresse d’expédition, destinataire ou caractéristiques récurrentes des messages. Une règle fondée uniquement sur un mot courant dans l’objet risque de classer des courriels légitimes parmi les indésirables.

Lors de la mise en place, privilégiez le déplacement vers un dossier de contrôle plutôt que la suppression automatique. Testez chaque règle sur quelques messages et vérifiez son ordre d’exécution : selon votre logiciel, une première action peut empêcher l’application des suivantes.

Bloquer les expéditeurs avec discernement

Bloquez une adresse lorsque ses envois indésirables se répètent. Avant de bloquer un domaine entier, vérifiez que cette décision ne concerne pas aussi des correspondants utiles, notamment lorsqu’il s’agit d’un fournisseur de messagerie partagé.

Pour une lettre d’information légitime, utilisez le désabonnement. Face à un message suspect, évitez les liens et signalez-le comme indésirable. Retrouvez ces réflexes dans les conseils de Cybermalveillance.gouv.fr contre le spam.

Corriger les faux positifs

Un faux positif est un message légitime classé à tort comme dangereux ou indésirable. Consultez régulièrement le dossier des indésirables et, si votre solution en dispose, la quarantaine, avant leur purge automatique.

Avant de restaurer un message, vérifiez son authenticité et le contexte de l’échange, au besoin par téléphone auprès du correspondant. Si votre outil le permet, signalez ensuite l’erreur de classement.

Lorsqu’un problème se répète, recherchez sa cause : blocage accidentel, règle trop large ou défaut d’authentification chez l’expéditeur. Limitez les exceptions au strict nécessaire et conservez l’analyse antivirus des pièces jointes. La documentation de Microsoft sur les faux positifs recommande également de corriger la cause avant d’ajouter une autorisation.

Organiser le suivi de la sécurité

Pour les administrateurs, quelques contrôles réguliers facilitent la gestion :

• Maintenir les logiciels de messagerie et les protections antivirus à jour.
• Vérifier les droits d’accès et retirer ceux devenus inutiles.
• Contrôler les transferts automatiques, notamment après le départ d’un collaborateur.
• Documenter les modifications de filtrage et les exceptions accordées.
• Examiner les erreurs de classement après chaque ajustement.

Prévoyez aussi une procédure simple pour signaler un courriel suspect ou demander la vérification d’un message bloqué. Les recommandations de la CNIL sur les attaques visant les messageries complètent ces mesures d’administration et de sensibilisation.